Tämä on Rahtarit ry:n kansallisen tietosuojalain sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (yhdessä jäljempänä "tietosuojalainsäädäntö”) mukainen tietosuojaseloste. Rahtarit ry (jäljempänä myös ”Rahtarit”, ”me” tai ”meidän”) toimii tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, joita keräämme ja käsittelemme jäsenistämme ja yhteistyökumppaneistamme (jäljempänä myös ”rekisteröidyt”, ”sinä” tai ”sinun”). Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 14.11.2023.
Tietosuojaseloste, Rahtarit ry
1. Rekisterinpitäjä
Rahtarit ry
Linnatie 3
04600 Mäntsälä
puh. 03 3433 751
s-posti: rahtarit@rahtarit.fi
kotisivut: www.rahtarit.fi
2. Yhteyshenkilö
Sari Nuutinen
sari.nuutinen@rahtarit.fi
03 3433 751
3. Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Keräämme henkilötietojasi silloin, kun se on tarpeellista ja henkilötietojen käyttötarkoitus on määritetty. Seuraavassa informoimme siitä, mikä on keräämiemme henkilötietojen käyttötarkoitus sekä henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet.
|
Käyttötarkoitus |
Oikeusperuste | Lisätietoja |
|---|---|---|
| Jäsenyyden ylläpitäminen | Lakisääteinen velvollisuus | Meillä on yhdistyslakiin perustuva velvollisuus ylläpitää luetteloa jäsenistämme |
| Jäsenasioiden tarjoaminen ja jäsenasioiden hoitaminen | Sopimus | |
| Putiigin verkkokauppatilausten vastaanottaminen ja niiden toimittaminen | Sopimus | |
| Ammattipätevyyden jatkokoulutusten järjestäminen | Sopimus | |
| Kyselyiden teettäminen sekä ilmoittautuminen tapahtumiin ja kilpailuihin (esim. SM- ja MM-ajotaito) | Oikeutettu etu | Meillä on oikeutettu etu järjestää toimintaamme liittyviä tapahtumia jäsenillemme. Lisäksi meillä on oikeutettu etu teettää kyselyitä, jotta pystymme arvioimaan sekä kehittämään omaa toimintaamme. |
| Rahti-Rasti-tietojen julkaisu jäsenlehdessä ja kotisivuilla | Sopimus |
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Tässä kerromme mitä henkilötietoja käsittelemme kohdassa 3 määritellyissä käyttötarkoituksissa ja millä eri tavoin keräämme niitä.
4.1. Jäsenyyden ylläpitäminen, jäsenetujen tarjoaminen ja jäsenasioiden hoitaminen
Käsittelemme tähän tarkoitukseen muun muassa seuraavia henkilötietoja: jäsennumero, nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti, osasto, tietojen viimeinen päivityspäivä, kiellot (lehden lähetys, markkinointi, merkkipäivän julkaisu, salainen puhelinnumero), osallistuminen yhdistyksen järjestämiin jatkokoulutuksiin, jäsentyyppi (esim. normaali, opiskelija, ainaisjäsen), liittymispäivä, myönnetyt ansiomerkit, toiminta luottamushenkilönä, jäsenmaksun suorituspäivä, maksun viitenumero, erikoismaksut (esim. ulkomaan postituslisä), maksutapa (jos poikkeava), sukupuoli, osallistuminen SM- tai MM-ajotaitokilpailuihin, lisätiedot (esim. nimikaima, postin palautuminen, LA-kutsunumero).
Edellä mainitut henkilötiedot keräämme suoraan sinulta itseltäsi jäseneksi liittymisen yhteydessä sekä päivittäessä omia tietojasi esimerkiksi painetuilla liittymis-/palvelulomakkeilla, verkkolomakkeilla, sähköpostitse, sosiaalisessa mediassa ja tapahtumissa.
Huomioithan, että meidän jäsenyyden voi hankkia myös lahjaksi toiselle henkilölle. Mikäli olet saanut jäsenyyden lahjaksi, keräämme perustietosi henkilöltä, joka on sinulle jäsenyyden hankkinut.
4.2. Putiiggi-verkkokauppatilausten vastaanottaminen ja toimittaminen
Tilausten käsittelemistä ja tuotteiden toimittamista varten käsittelemme seuraavia henkilötietoja: tilausnumero, tilauspvm, viitepvm, maksupvm, toimituspvm, lähetystunnus, lunastustieto, jäsennumero, nimi, osoite, puhelinnumero, tuotetiedot (tilatut tuotteet, hinnat, postikulut), sähköpostiosoite, mahd. palautuspvm ja -kulut, lisätietoja (ensisijaisesti tilauskanava), mahd. lisätiedot maksuun liittyen.
Edellä mainitut henkilötiedot keräämme suoraan sinulta itseltäsi verkkokaupan tilausprosessin yhteydessä.
4.3. Ammattipätevyyden jatkokoulutusten järjestäminen
Tarjoamme jäsenillemme mahdollisuuden osallistua järjestämiimme ammattipätevyyden jatkokoulutuksiin. Tarvitsemme henkilötietojasi, jotta pystymme järjestämään sinulle valitsemasi jatkokoulutuksen.
Ammattipätevyyden jatkokoulutuksiin osallistuminen tapahtuu Datadrivers Oy:n ylläpitämässä Webauto-verkkopalvelussa, minkä rekisteriselosteeseen voit tutustua tästä >>.
4.4. Jäsentyytyväisyyskyselyiden teettäminen sekä ilmoittautuminen tapahtumiin ja kilpailuihin
Voimme lähettää jäsenillemme jäsentyytyväisyyskyselyitä sekä ilmoittautumiskutsuja tapahtumiimme. Kyselyiden yhteydessä käsittelemme seuraavia henkilötietoja: sähköpostiosoite ja vastaajan antamat kyselykohtaiset tiedot.
Lisäksi verkkosivuillamme olevien verkkolomakkeiden avulla pystyt esimerkiksi tekemään tilavarauksia sekä ilmoittautumaan SM-ajotaitokilpailuihin. Verkkolomakkeiden kautta kerättävät henkilötiedot vaihtelevat lomakkeen mukaisesti.
4.4. Rahti-Rastien tietojen julkaisu
Käsittelemme tähän tarkoitukseen yrityksen tietoja, joista sähköposti voi olla joissain tapauksissa esimerkiksi omistajan henkilökohtainen osoite muodossa etunimi.sukunimi@yritys.fi. Muita henkilötietoja Rahti-Rasteista emme julkaise.
Edellä mainitut henkilötiedot keräämme suoraan Rahti-Rasteilta yhteistyökumppaniverkostoon liittymisen yhteydessä sekä tietojen päivityksen yhteydessä esimerkiksi verkkolomakkeilla, sähköpostitse ja puhelimitse.
5. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa ja tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen jäsenyyden ja jäsenetujen hoitoon liittyen voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi lisäksi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan kohdassa 10 kuvattujen oikeuksien mukaisesti lainsäädännön sallimissa rajoissa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä tai hänen päivittäessä omia tietojaan mm. painetuilla liittymis-/palvelulomakkeilla, www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, tapahtumista ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.
7. Henkilötietojen vastaanottajat
Emme koskaan anna henkilötietojasi kolmansille osapuolille, joilla ei ole oikeutta saada niitä. Omien toimintojemme toteuttamiseksi käytämme kuitenkin palveluntarjoajia, joille siirrämme tietojasi. Meillä on myös laaja kumppaniverkosto, joille voimme antaa tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisten käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Huolehdimme siitä, että palveluntarjoajille tai kumppaneille siirtämämme tiedot ovat rajoitettu vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisiin tietoihin.
Rahtarit voi siirtää tai luovuttaa henkilötietojasi seuraaville vastaanottajille:
| Vastaanottaja | Syy |
|---|---|
| Vitec Avoine Oy | Jäsenrekisteri, OmaRahtari-palvelu, kotisivut |
| Posti Group Oy | Osoitetietojen päivitys |
| Posti / OpusCapita Group Oy | Jäsenmaksulaskutus |
| CardPlus Oy | Jäsenkortin valmistus ja postitus |
| Puna Musta Oy | Jäsenlehden postitus |
| Posti Group Oy | Putiigin verkkokauppatilausten toimitukset |
| Datadrivers Oy | Ammattipätevyyden jatkokoulutuksiin osallistuminen tapahtuu Datadrivers Oy:n ylläpitämässä Webauto-verkkopalvelussa |
| Liikenne- ja viestintävirasto Traficom | Halutessasi luovutamme tiedon ammattipätevyyden jatkokoulutuksestasi Traficomille |
| Vitec Avoine Oy | Vitec Avoine Oy ylläpitää verkkosivujamme ja toimittaa tarvittavat verkkolomakkeet Processwire-julkaisujärjestelmän avulla |
| Tietorahti Oy | Tietorahti Oy toteuttaa 01/2021 alkaen Rahti-Rastien karttahakupalvelun ja ylläpitää sitä |
| Keskinäinen vakuutusyhtiö Kaleva / If Vahinkovakuutus Oyj | Jäsenyyden kautta tarjottavia vakuutusetuja ja niiden mahdollistamista varten |
| Rahtarit ry:n osastojen luottamushenkilöt | Jäsenen merkkipäivämuistamisia (esim. tasavuodet 50-vuotispäivästä eteenpäin) sekä osastotoiminnan mahdollistamista varten |
| Tarpeelliset yhteistyökumppanit, kuten tapahtumajärjestäjät, kilpailujärjestäjät ja matkatoimistot | Tietoja voidaan luovuttaa tapahtumajärjestelyjen yhteydessä niihin toimihenkilöiksi tai kilpailijoiksi ilmoittautuneiden henkilöiden osalta yhteistyökumppaneille / palveluntarjoajille tarpeellisilta osin (esim. SM Ajotaito- / MM Ajotaitokilpailujen yhteydessä majoitus- tai matkavarauksia varten) |
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei esim. yllä kohdassa 7 mainitut tapahtumajärjestelyt sitä edellytä (näissä tapauksissa perusteet tietojen luovuttamiselle ovat asetuksen mukaiset).
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain Rahtarit ry:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Rahtarit ry:n palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä Rahtarit ry:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröity voi muuttaa ja korjata tietojaan ottamalla yhteyttä toimistolle puh. 03 3433 751 (pvm/mpm), sähköpostilla rahtarit(a)rahtarit.fi, lehden palvelulomakkeella tai käymällä toimistolla (Mäntsälä). Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen: Rahtarit ry, Linnatie 3, 04600 Mäntsälä. Kuoressa tulee olla merkintä: Henkilötietojen tarkastuspyyntö. Tarkastuspyynnössä tulee mainita seuraavat tiedot: nimi, jäsennumero, syntymäaika, täydelliset osoitetiedot ja puhelinnumero.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnönesittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle.
12. Evästekäytännöt
Lue lisää Evästekäytännöt-sivulta.
13. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen päivitys ja muuttaminen
Rahtarit ry voi tehdä ajoittain muutoksia ja päivityksiä tähän rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Selosteen uusin versio on aina saatavilla Rahtarit ry:n kotisivuilla.
Euroopan parlamentin ja neuvoston 27. huhtikuuta 2016 antama asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.
